Việc tích hợp các hệ thống quản lý hiên đại đang dần trở nên phổ biến trong xã hội hiện đại, trong đó mô hình tích hợp tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 được khá nhiều doanh nghiệp áp dụng. Vậy để có một hệ thống tích hợp đạt chuẩn, doanh nghiệp cần làm gì?
Xây dựng kế hoạch là bước đầu tiên để triển khai một hệ thống tích hợp.
Kế hoạch càng chi tiết, cụ thể bao nhiêu thì các bước thực hiện sau này càng dễ
dàng bấy nhiêu. Cần xác định rõ mục tiêu hướng tới, những việc cần làm, nguồn lực
nào cần thiết, người nào thực hiện công việc, bắt đầu và hoàn thành việc trong
thời gian bao lâu. Phải xây dựng kế hoạch dựa trên bối cảnh và tình hình thực tế
của doanh nghiệp.
Bước thứ hai cần xác định phạm vi của hệ thống ISO tích hợp. Ở bước này
cần xem xét những vị trí và quy trình mà hệ thống áp dụng. Mỗi tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, ISO
45001 đều có phạm vi riêng biệt nhưng các công ty cũng
có thể khoanh vùng áp dụng giống nhau thường là toàn bộ cơ sở hoặc có thể chỉ lựa
chọn một số quy trình, địa điểm. Mặt khác, cần xác định các yêu cầu mà doanh
nghiệp phải tuân thủ. Riêng hệ thống ISO
9001 cho phép tổ chức loại bỏ các tiêu chuẩn không thể
áp dụng trong trường hợp nó không gây ảnh hưởng đến khả năng đảm bảo chất lượng
của sản phẩm, dịch vụ. Mọi loại trừ đều cần có lý do rõ ràng.
Phổ biến chính sách trên toàn cơ sở là bước thứ ba. Về cơ bản, các nội
dung ở mục 4, 5, 7, 9 và 10 của hệ thống ISO
9001, ISO
14001, ISO
45001 có khá nhiều điểm tương đồng. Sau khi xác định điểm
chung giữa các tiêu chuẩn ISO thì doanh nghiệp cần tổng hợp các yêu cầu về chất
lượng, môi trường, sức khỏe và an toàn để ban hành một chính sách chung phù hợp
với mục tiêu và bối cảnh của tổ chức. Chính sách này bao gồm cam kết của lãnh đạo
cao nhất trong việc tuân thủ các yêu cầu của từng tiêu chuẩn áp dụng. Cụ thể:
Phần về quản lý chất lượng (ISO 9001) gồm cam kết đáp ứng yêu cầu về sản phẩm và dịch
vụ; Phần về quản lý môi trường (ISO
14001)thể hiện cam kết giảm các tác động tiêu cực tới
môi trường; Phần về an toàn sức khỏe nghề nghiệp (ISO 45001)
làm rõ cam kết loại bỏ và giảm thiểu tai nạn tại nơi làm việc.
Ở bước thứ tư, tổ chức thực hiện triển khai. Đây là giai đoạn hết sức
quan trọng, quyết định tới sự thành bại của hệ thống. Nhiệm vụ chính của bước
này là biến các nội dung đã biên soạn trong các kế hoạch, chính sách trước đó
thành hành động thực tế. Việc thực hiện sẽ dễ dàng hơn nếu toàn bộ thành viên của
tổ chức đều nắm rõ các thông tin, chỉ đạo từ ban quản lý cũng như có nhận thức
đúng đắn về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong việc chung tay
xây dựng một hệ thống ISO tích hợp. Hiện nay có rất nhiều các công ty tư vấn ISO 9001,
tư vấn ISO 14001 và đào tạo ISO 45001. Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình
huấn luyện, đào tạo nhận thức và đánh giá nội bộ thì có thể tìm tới các dịch vụ
này để được hỗ trợ. Mặt khác, để đảm bảo các quy định được tuân thủ trong mọi
hoạt động thì cần thiết phải có một bộ phận chuyên trách làm nhiệm vụ giảm sát,
kiểm tra thường xuyên, định kỳ, có như vậy việc tích hợp hệ thống mới hiệu quả.
Sau thời gian triển khai thực hiện, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá
kết quả hoạt động ở bước thứ 5. Bên cạnh những điểm tương đồng thì giữa các
tiêu chuẩn ISO cũng có những yêu cầu riêng biệt. Bởi vậy khi tiến hành đánh giá
cần xem xét kết quả ở từng khía cạnh: chất lượng sản phẩm, môi trường, an toàn
vệ sinh lao động. Tổng kết xem doanh nghiệp đã tuân thủ ở mức độ nào, có phù hợp
với các kế hoạch, chính sách và yêu cầu đã định hay không, các thành tựu đạt được
trong quá trình triển khai hệ thống ISO tích hợp. Đồng thời xác định những điểm
chưa tuân thủ, chưa phù hợp.
Bước cuối cùng của quy trình tích hợp hệ quản lý tại doanh nghiệp là thực
hiện cải tiến. Tiền đề của công việc này là xác định các nguyên nhân dẫn tới sự
chưa tuân thủ hoặc hoạt động kém hiệu quả, tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.
Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp khắc phục kịp thời. Sự khắc phục này có thể
tới từ việc thay đổi hành vi hoặc sửa đổi mục tiêu, chiến lược, chính sách phù
hợp với thực tiễn và năng lực của của doanh nghiệp.
0 nhận xét :
Đăng nhận xét